نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی

برای این کار، اگر طرف ایمیل با شما دوست صمیمی است، از Dear Ali  کلمه Dear باضافه نام کوچک طرف مقابل شروع کنید.

اگر ایمیل رسمی است، استفاده از نام خانوادگی بهتر است و معمولاً بایستی از آن استفاده کرد، به جز در مواردی که با گیرنده ای‌میل صمیمی باشید و او را به اسم خطاب کنید. در صورتی که نام گیرنده را نمی‌دانید (اما واقعا باید سعی کنید آن را پیدا کنید) از «Dear Sir/Madam » یا «Dear Sir or Madam» استفاده کنید و بعد از آن دونقطه بگذارید.

اگر نام یا نام خانوادگی طرف تان را نمی دانید با یکی از عبارت های زیر شروع کنید:

To Whom it may concern( به مسئول زیربط )

Dear Sir/Madam (خانم یا آقای عزیز)

از گیرنده ایمیل تشکر کنید

اگر مدیر یا مسئول شرکتی هستید و ایمیل کاری می خواهید بفرستید در آخر حتما از گیرنده تشکر کنید. برای تشکر از جملات زیر استفاده کنید:

Thank you for your prompt reply

Thanks for getting back to me

 

هدف تان از نوشتن ایمیل چیست؟

 هدف شما ممکن است: درخواست چیزی باشد، پیشنهاد کمک باشد، انتقاد باشد، عذرخواهی باشد و …

در پاراگراف اول خودتان را (در صورت لزوم) معرفی کنید. همچنین، دلیل نوشتن ایمیل و اینکه آدرس ایمیل او را از کجا پیدا کردید، و یا درخواستی که درباره اش ایمیل می‌زنید را در این پاراگراف بگنجانید.

بهتر است با معرفی شروع کنید.

 

 

متن ایمیلتان را واضح بنویسید.

مطمئن شوید که بدون توضیح اضافی منظور خود را بیان کنید. اگر متن طولانی باشد، خواننده ممکن است فقط نگاهی اجمالی به نکات مهم داشته باشد. سعی کنید متن را به پاراگرافهای موضوعی بشکنید تا آن را منطقی تر و قابل درک تر نمائید.

ایمیل نباید بیش از 5 پاراگراف شود و هر پاراگراف نباید بیش از 5 جمله باشد.

بین هر پاراگراف و پاراگراف بعدی یک خط فاصله بگذارید؛ تورفتگی متن لازم نیست و به هر حال در طول ارسال ایمیل از بین خواهد رفت.

حتما از نوشتار غیررسمی خودداری کنید.

ایمیل خود را مرور کنید.

وقتی نوشتن نامه خود را تمام کردید، جملات خود را بررسی کنید تا مطمئن شوید که همه آنها را با یک کلمه مشابه آغاز نکرده اید. تک تک پاراگراف ها را از نظر اینکه از کلمات مشابه بارها و بارها استفاده نکرده باشید بررسی کنید. اگر مرتکب این خطا شده اید وقت بگذارید و کلمات مشابه را جایگزین کنید. این باعث می شود که نامه شما بهتر و جذاب تر به نظر برسد.

نکته:

دو تفاوت اصلی بین نامه های رسمی و  ایمیل های غیر رسمی این است که چطور با خواننده سلام و احوالپرسی و خداحافظی کنیم.  حتما توجه کنید که در ایمیل های غیر رسمی می توانید از  Hi, Hello, Bye  استفاده کنید ولی در ایمیل های رسمی نمی توانید از این کلمات استفاده کنید و در عوض باید از Your sincerely  و یا Best regards و یا Dear Sir or Madam استفاده کنید.

پایان ایمیل

بعد از نوشتن ایمیل، با یکی از عبارت های مودبانه زیر (به معنای با احترام هستند) ایمیل را به اتمام برسانید:

Best regards

Sincerely

Thank you